Un "popurrí" de herramientas

¿Qué es la rueda de prensa?
La rueda de prensa consiste en que uno o más personajes que deseen expresar algo o dirigirse al público se ubican en la parte delantera de un recinto frente a un número que es indeterminado de periodistas de diferentes medios de comunicación, quienes tienen el objetivo de hacerle preguntas a dichos personajes para poder conseguir algún tipo de información.

Entrevista
Una entrevista es un hecho que consiste en un diálogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistados que contestan. La palabra entrevista deriva del latín y significa "Los que van entre si". Se trata de una técnica o instrumento empleado para diversos motivos, investigación, medicina, selección de personal. Una entrevista no es casual sino que es un diálogo interesado, con un acuerdo previo y unos intereses y expectativas por ambas partes. También la entrevista puede significar mucho para otras personas ya que pueden ayudar a conocer personas de máxima importancia. El diccionario de la real academia española define la palabra Entrevista como: la conversación que tiene como finalidad la obtención de información. La misma proviene del francés entrevoir que significa lo que se entrevé o lo que se vislumbra.

Testeos
Cuando se gestiona la comunicación de productos (en mi caso tecnológicos) no debemos olvidar los testeos. Las revistas especializadas analizan los productos, los testéan y los somenten a pruebas. Otro modo que utilizan los medios especializados son las comparativas, es decir, someten a las mismas pruebas productos similares de diferentes marcas y comparan los resultados, dándoles una nota a cada producto y comentado sobre cada uno de ellos. Mi trabajo, entre otras muchas cosas, consiste en conseguir que los productos de mis clientes estén dentro de esas comparativas o que los sometan a testeo individualmente.

Artículo de opinión
El concepto de artículo de opinión nos lleva a definir el artículo como genero periodístico de opinión. A lo largo del mismo se refleja la interpretación o mirada que el autor desliza por la información sobre la que escribe. Oficialmente, el Diccionario de la Real Academia Española define el artículo como “cualquiera de los escritos de mayor extensión que se insertan en los periódicos u otras publicaciones análogas”

Las funcionalidad del artículo es equivalente a la del editorial, donde se ofrecen valoraciones, puntos de vista y análisis sobre diversos aspectos de la realidad. A diferencia del editorial, el artículo va firmado y representa la opinión particular de su autor. Algunas veces, el artículo de opinión disiente manifiestamente del lineamiento ideológico institucional del periódico.

Al hablar de un artículo atravesado por el concepto de articulo de opinión estamos suponiendo una firma al pie, que quien lo escribe no pertenece al staff permanente de la publicación a quien va dirigida la opinión y que goza por lo tanto de una gran libertad en su redacción y en la estructura formal. Si algo define el concepto de artículo de opinión son estas dos particularidades. El concepto de artículo de opinión describe un escrito incluido en una publicación periódica en el que se trata un determinado tema, en general de actualidad con arreglos al criterio de la redacción.
El concepto de artículo de opinión asegura un estilo más particular, caracterizado por la subjetividad, por esta razón en general se escriben desde una perspectiva múltiple, tanto se emplea la primera persona del singular, como la segunda, o el mismo lector se implica en una primera persona del plural. También suelen utilizarse procedimientos propios de la lengua literaria como las personificaciones, el humor o la ironía. Pero siempre se encuentra un componente connotativo importante.

Los artículos suelen tener una extensión de entre quinientas y ochocientas palabras. Por otro lado, el concepto de artículo de opinión logra diferenciar dos tipos de articulistas. Aquellos que realizan una publicación con periodicidad sobre cualquier temática que gusten desarrollar, y aquellos otros articulistas que se comunican ocasionalmente por este medio acerca de un asunto de su propia especialidad o sobre un hecho actual sobre el que quieren extenderse.

Dentro de los artículos de opinión pueden distinguirse aquellos espacios de regularidad periódica reservados a articulistas de alto prestigio. Estos espacios son conocidos como “columnas” y su estructura es similar a la del artículo de opinión, pero cuenta con un límite exacto en la cantidad de palabras permitida por la editorial.

He seleccionado unas pocas herramientas con las que trabajo habitualmente. Hay muchas más pero he preferido empezar por las que considero que son básicas para la comunicación empresarial externa.

Como en la guerra.... Lo hacemos todo con estrategia

Comunicación estratégica

El término estrategia aparece en situaciones donde dos o más actores, fuerzas o sistemas pugnan por lograr objetivos similares. El General chino Sun Tsu fue el primero en redactar un tratado sobre estrategia militar con su famoso libro "El arte de la Guerra", escrito entre los siglos VI y V antes de Cristo. Con el correr de los años, el pensamiento estratégico atravesó la frontera militar y se expandió a la Política (Maquiavelo), Economía (Adam Smith), Juegos (Von Neumann, Huzinga), Management (Peter Drucker) y Marketing (Ries y Trout).
¿Qué se entiende por estrategia?. Si bien cada disciplina tiene una definición distinta, en líneas generales se entiende que estrategia es una forma de coordinar integralmente los recursos existentes para lograr una posición de ventaja sobre el contrario. Hay dos rasgos constantes que toda planificación estratégica debe tener en cuenta:
Anticipación : Se trata de nuestra reacción presente al futuro, en términos de que nos ocurriría si hiciésemos o no ciertas cosas. El pensamiento estratégico consta de líneas de acción que prevén futuros escenarios como consecuencias de nuestras decisiones. Es una cualidad intrínseca a los seres humanos indispensable para la adaptación y la supervivencia.

Decisión : Todo pensamiento estratégico se compone de una sucesión de decisiones, pero no toda decisión es estratégica. Para que lo sea es necesario que cuando en el cálculo que el agente hace de su éxito intervenga la expectativa de al menos otro agente que también actúa con vistas a la realización de sus propios propósitos.
La comunicación es la interacción simbólica de al menos dos participantes que comparten un código en común y responden en función del estímulo del otro. A nivel empresarial e institucional, las organizaciones se comunican hacia su interior y con su entorno. La calidad de esa interacción simbólica es un bien intangible que cada vez más es reconocido por las distintas teorías administrativas. Pero para dicha calidad sea óptima, la organización no puede darse el lujo de dejar librado al azar o la espontaneidad los mensajes que envía hacia sus distintos públicos. Ser espontáneo, irreverente y hasta contradictorio, puede ser muy bueno para la vida cotidiana de las personas, pero una organización necesita planificar todas sus acciones comunicativas de modo que conserven una coherencia simbólica que guíe hacia los objetivos de la institución.
En ciencias de la comunicación, llamamos comunicación estratégica a la coordinación de todos los recursos comunicacionales externos e internos de la empresa (publicidad, marketing, folletería, canales comunicativos, ambiente laboral, organigrama, distribución espacial, higiene, atención al cliente, posventa, etc.) para diferenciarnos de la competencia y lograr un lugar en la mente de los públicos que nos interesa.
Las estrategias de comunicación así descritas tienen los rasgos de toda que caracterizan a toda estrategia, con la única acotación de que, en este caso, para el logro de sus metas los jugadores utilizan el poder de la interacción simbólica en vez de la fuerza o cualquier otro sistema de interacción física. Entonces, una estrategia de comunicación cumple al menos tres funciones:

- Obliga a una reflexión y a un análisis periódico sobre la relación de una organización o de una marca con sus públicos: Básicamente se trata de establecer si las relaciones de una organización con su entorno son las más adecuadas, y, en concreto, so el componente simbólico de esa relación es el que más se adecua para la misión y los fines que dicha organización pretende alcanzar.
- Define una línea directriz de la comunicación: Precisa qué sistemas conviene utilizar y qué peso relativo ha de tener cada uno en razón de los objetivos asignados, los público objetivo, las rentabilidades comparadas y las posibles sinergias.
- Da coherencia a la pluralidad de comunicaciones de una organización: La estrategia de comunicación se convierte así en el marco unitario de referencia al que se remiten todos los actores de la organización, encauzando de facto una misma lectura de los problemas y oportunidades; poniendo en común unos mismo valores y un lenguaje compartido, y, sobre todo, dando coherencia a la pluralidad de voluntades y a la tremenda complejidad de las actuaciones que pueden darse en una institución.

Publicidad... siempre de la mano

Publicidad

La publicidad es una forma destinada a difundir o informar al público sobre un bien o servicio a través de los medios de comunicación con el objetivo de motivar al público hacia una acción de consumo. En términos generales puede agruparse en "ATL" (Above the Line) y "BTL" (Below the Line), según el tipo de soportes que utilice para llegar a su público objetivo. Aunque no existe una clasificación globalmente aceptada, por ATL se entiende todo lo que va en medios de comunicación masivos: Televisión, Radio, Cine, Revistas, Prensa, Exterior e Internet, mientras que BTL agrupa acciones de Marketing Directo, Relaciones Públicas, Patrocinio, Promociones, Punto de Venta, Producto Placement, etc.

A través de la investigación, el análisis y estudio de numerosas disciplinas; tales como: la psicología, sociología, antropología, estadística, y la economía que son halladas en el estudio de mercado se podrá desarrollar un mensaje adecuado para el público.

La publicidad llega al público a través de los medios de comunicación, dichos medios de comunicación emiten los anuncios a cambio de una contraprestación previamente fijada para adquirir dichos espacios en un contrato de compra y venta por la agencia de publicidad y el medio, emitiendo el anuncio en un horario dentro del canal que es previamente fijado por la agencia con el medio, y con el previo conocimiento del anunciante, dicho contrato es denominado contrato de emisión o difusión.
Las agencias de publicidad, centrales de medios, boutique creativas, productoras, etc. son participes muchas veces dentro del desarrollo publicitario, que esta elaborada por varios factores; entre los cuales el más importante esta el brief, el cuál dará las pautas previas para desarrollar dicha pieza publicitaria. Propiamente dicho, el Brief es un documento que especifica todas las características propias del producto o servicio en si, además suele contener un historial de todas las campañas previas que se han realizado hasta la fecha, usualmente este historial es agregado cuando el anunciante decide cambiar de agencia de publicidad.

La notoriedad de marca es una manera importante en que la publicidad puede estimular la demanda de un tipo de producto determinado e incluso identificar como denominación propia a dicho producto. Ejemplos de esto los hay en productos como adhesivos textiles, lencería femenina, papel higiénico, cinta adhesiva, pegamento en barra, encendedores de fuego, reproductores de música, refrescos. La notoriedad de marca de fábrica se puede establecer a un mayor o menor grado dependiendo del producto y del mercado. En Texas, por ejemplo, es común oír a gente referirse a cualquier bebida refrescante de cola bajo el mismo nombre, sin importar si es producida realmente por esa empresa o no. Cuando se crea tanto valor de marca que la marca tiene la capacidad de atraer a los compradores (incluso sin publicidad), se dice que se tiene notoriedad de marca. La mayor notoriedad de marca se produce cuando la marca de fábrica es tan frecuente en la mente de la gente que se utiliza para describir la categoría entera de productos. Kleenex, por ejemplo, puede identificarse como pañuelos de celulosa o como una etiqueta para una categoría de productos, es decir, se utiliza con frecuencia como término genérico. Una de las firmas más acertadas al alcanzar una notoriedad de marca de fábrica es la aspiradora Hoover, cuyo nombre fue durante mucho tiempo en los países anglosajones sinónimo de aspiradora. Un riesgo legal para el fabricante de la notoriedad de marca es que el nombre puede aceptarse tan extensamente que se convierte en un término genérico, y pierde la protección de la marca registrada. Un ejemplo de este caso sería el nombre comercial del Ácido acetilsalicílico.

En ocasiones determinados productos adquieren relevancia debido a la publicidad, no necesariamente como consecuencia de una campaña intencionada, sino por el hecho de tener una cobertura periodística relevante. En Internet o tecnologías digitales se habla de publicidad no solicitada o spam al hecho de enviar mensajes electrónicos, tales como correos electrónicos, mensajería instantánea celular, u otros medios, sin haberlo solicitado, por lo general en cantidades masivas. No obstante, Internet es un medio habitual para el desarrollo de campañas de publicidad interactiva que no caen en invasión a la privacidad, sino por el contrario, llevan la publicidad tradicional a los nuevos espacios donde se pueda desarrollar.

Cabe destacar que en ocasiones se confunde el término "publicidad" con el de "propaganda", a este respecto es importante comprender que la propaganda busca la propagación (y persuasión) de ideas políticas, sociales, morales y religiosas sin fines directamente económicamente compensatorios .

En este caso no os puedo ayudar mucho porque yo no gestiono temas de publicidad...

Pero si que es verdad que la comunicación que yo gestiono se ve muy beneficiada de la publicidad que se hace a parte.

La nota de prensa (una herramienta entre muchas)

Nota de prensa

La publicación de una nota de prensa puede ser muy beneficiosa para su negocio, pues se trata de publicidad sumamente efectiva y gratuita. El alcance masivo que tienen los medios de comunicación es casi inigualable. No deje de enviar sus notas de prensa, pero si quieren que sean publicadas, y que causen un impacto positivo siga los consejos y técnicas desarrollados en este portal.

¿Por qué?
Los medios de comunicación están buscando constantemente nuevas informaciones y noticias de interés para sus lectores. Por otra parte, el correo electrónico está reemplazando poco a poco a otros medios como las notas de prensa en papel, al fax, o al teléfono. Es más rápido, es más sencillo y es más económico.
Cuando una organización prevé celebrar un acontecimiento de posible interés social, puede redactar una nota de prensa a fin de difundir tal evento, ya sea por iniciativa propia o bien a solicitud de los medios de comunicación. Estos comunicados se envían a los periodistas por mail y son ellos quienes valoran el grado de interés de la información. Por este motivo es importante seleccionar correctamente el medio de comunicación al que se envía teniendo en cuenta su ámbito de difusión, perfil de los lectores, así como la ocasión , ya que si el texto no despierta interés no se difundirá.
Las notas de prensa no se utilizan para hacer publicidad de la empresa, sino para ofrecer noticias de interés general. También pueden utilizarse con el fin de ofrecer la versión de los hechos sobre un asunto en el que la empresa se halla involucrada.
Cuándo?
El motivo de la redacción de una nota de prensa puede ser muy variado. El comunicado puede difundir la celebración de un acontecimiento de una organización, la apertura de una nueva sede, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.
La única premisa que anuncia la utilidad de una nota de prensa es que el contenido de la misma resulte interesante para los editores/receptores y el público en general.
Por este mismo motivo es importante planificar los envíos de notas de prensa para no colapsar ni agobiar al público. Una buena planificación a lo largo del año conseguirá mantener una presencia constante.
Cómo?
Antes de escribir, piense qué es lo que quiere comunicar. Mírelo desde la óptica del periodista… ¿por qué podría interesarle su mensaje? ¿Qué le aporta? Es muy importante el título del tu mensaje. Con una primera lectura del título y de las primeras líneas de su comunicado, el editor ya decido si es interesante, o no lo es.
Sea honesto. No exagere, no ofrezca ningún servicio que no está preparado para otorgar.
Seleccione a que medios de comunicación va a enviar su nota. De nada le sirve enviarle una nota de su nueva florería a un periódico deportivo. Seleccione cuidadosamente los medios que más se relacionen con su negocio.
No bombardee al editor con varios mensajes seguidos. Una vez que envía su nota esta puede tardar días o meses en ser publicada. Tenga paciencia y no cometa el error de molestar al editor.
Esté atento, muchos editores pueden llamarlo por teléfono o escribirles un email, es de crucial importancia que usted conteste rápidamente sus mensajes.
Hágalo todo fácil para el editor. No complique la tarea del editor o simplemente borrará su mensaje. Incluya datos de contacto, enlaces que funcionen y dele toda la información que necesite para publicar su nota.
Sea claro y conciso. Sintetice la información que desea comunicar, no le digo que envíe un telegrama, pero simplemente tenga cuidado de no pasarse. Es mejor enviar una nota corta que una demasiado larga.

Las notas de prensa también pueden servir para presentar un producto. Las empresas dedicadas a la electrónica de consumo tienen la necesidad de comunicar tanto a los medios especializados como a sus consumidores, los productos que sacan al mercado. Por ello las relaciones públicas también gestionan la comunicación de producto.

Y ahora.... ¿Qué se lleva?

¡En las relaciones públicas también hay tendencias!

En la actualidad se está dejando de lado el paradigma de las comunicaciones integradas de marketing, que sitúa a las relaciones públicas como una herramienta más del marketing.
Se está pasando a tener una visión holística de las relaciones públicas, es decir, se ligan con la Comunicación Institucional y se las sitúa como función directiva. Se está tendiendo a situar todas las comunicaciones de la organización en manos del Director de Comunicaciones para lograr una política comunicacional más coherente e integrada que persiga los mismos fines que la institución.
También ha cambiado la forma en la que las instituciones se dirigen y comunican con sus públicos. Las Relaciones Públicas se valen hoy en día de herramientas de comunicación impensadas años atrás. La proliferación de las redes sociales y los blogs corporativos indican que el diálogo gana un nuevo espacio; el ciberespacio. En un marco de competitividad sostenida, las organizaciones de hoy necesitan estar siempre disponibles para sus audiencias, la participación de más y más voces exhorta a los relacionistas públicos a apelar a la creatividad y pericia informática para desarrollar estrategias vigentes y relevantes.

Es nuestro momento....
Es ahora cuando está surgiendo la figura de "Director de Comunicación" y seremos nosotros quienes con un poquito de empeño y suerte conseguiremos ese puesto, porque nos estamos formando para ello y ¡porque nosotros lo valemos!

Son importantes.....

Importancia de las relaciones públicas:
Actualmente existe una creciente similitud de productos y servicios debido a que el mercado es cada vez más amplio. Frente a esto la publicidad ya no basta porque ha perdido credibilidad y se hace sumamente necesario encontrar una herramienta que permita diferenciarse a las empresas. Aquí entran en juego las relaciones públicas como disciplina que, mediante una gestión estratégica, logran diferenciar a la organización de sus competidoras.
Para lograrlo, las relaciones públicas trabajan con diversos intangibles:
•Identidad: Es el ser de la organización, aquello que la caracteriza y diferencia del resto. Sobre esta identidad trabajan las relaciones públicas, básicamente gestionando otros dos intangibles: la cultura organizacional y la filosofía.
•Filosofía: Plantea el objetivo global de la organización y el modo de llegar a él. Establece una misión (el beneficio que la organización proporciona a su público), valores (por los cuales se rige la organización) y visión (a donde quiere llegar, que debe ser un objetivo difícil de alcanzar pero no utópico).
•Cultura: Se da por el proceder o modo de actuar de la organización en su conjunto. Tiene que ver con los valores que se fomenten y el modo de orientar la actuación de la organización.
•Imagen: Es aquella representación que la organización desea construir en los stakeholders con los cuales la organización se relaciona o construye vínculos comunicativos.
•Reputación: Es aquella representación mental que se hace el público sobre una organización a través de las experiencias (directas o indirectas) que hayan tenido con la misma y de la forma como la organización se comunica con sus stakeholders.
Imagen corporativa:
La imagen no se gestiona directamente, ya que es propiedad del público, sino que los profesionales de las relaciones públicas la gestionan indirectamente, trabajando sobre la identidad.
Para llevar a cabo dicha gestión es necesario en primer lugar auditar la imagen, es decir, conocer qué imagen tiene el público sobre la organización. Esto se logra estudiando la notoriedad de la organización (cuán conocida o desconocida es) y también mediante el uso de encuestas, entrevistas, grupos focales, etcétera.
Luego es necesario planificar para establecer, teniendo en cuenta la imagen actual, cuál es la imagen que se desea obtener y el modo para llevarlo a cabo.
Los beneficios principales que proporciona una imagen bien definida son:
•La identificación de la organización
•La diferenciación
•La referencialidad
•La preferencia: éste suele ser el principal objetivo al gestionar la imagen, que el público elija esta organización.

Sin las relaciones públicas, mis clientes no podrían mostrar un poco de su interior, su filosofía, su saber hacer. A través de la gestión de entrevistas, artículos de opinión y la publicación de notas de prensa o nombramiento, puedo mostrar al exterior un poquito de ellos. Así no tienen un caracter tan frío hacia sus consumidores y así con más cercanos a ellos.

¿Para qué sirven?

Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la imagen institucional, mediante el desempeño de las siguientes funciones:
• Gestión de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
• Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.
• Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
• Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
• Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de todo relaciones públicas debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.
También es importante el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación como pueden ser la publicidad o el marketing. Si bien estas últimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales.
Las herramientas de las que se valen las relaciones públicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas:
• La organización de eventos
• El lobbying
• Planes de responsabilidad social
• Relaciones con los medios de comunicación:
- Diarios: permite a la organización acceder al público general.
- Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.
- Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.
- Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.
- Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios.

Cabe recordar que para poder enviar cualquier información a los diversos medios es indispensable que ésta cuente con valor de noticia y se adapte a las características del medio en cuestión.
Las relaciones públicas como ciencia. Las relaciones públicas son también una ciencia, pues no dejan de ser un cuerpo creciente de conocimientos falibles adquiridos a la luz de la experimentación, que puede ser transmitido. Como tal, cuenta con una serie de atributos:
• Amplitud: las relaciones públicas pueden ser aplicadas a diversas situaciones de la vida cotidiana.
• Apertura: están dispuestas a generar modificaciones cuando sea necesario.
• Empirismo: se basan en la experimentación.
• Método: tienen un método propio comúnmente llamado IPCE: investigación, planificación, comunicación y evaluación.
• Utilidad: ayudan a los fines institucionales y a la gestión de la imagen.
• Descripción y predicción de la realidad institucional.